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クラウドドライブについて運送業システム

運送業向け請求書発行システムVer3.20はクラウドドライブ対応版です

クラウドドライブとは

イメージとしては、データセンターにUSBメモリを預けて、その中身のデータ(ExcelやWord等)をインターネットを使って読んだり、書き込んだりするサービスの事です。
※実際にUSBメモリを使っている訳ではありません。

クラウドイメージ

クラウドイメージ


なので、どこにいても同じデータを利用する事が可能になります。

クラウドドライブにも違いがあります。

無料で使えるクラウドドライブ
MicrosoftのOneDriveやDropBox、YahooBoxなど無料で使えるクラウドがあります。
これらは、同期と言う方式をとっていますので、同時に同じデータを編集(入力する事)する事は出来ません。

クラウド同期型

クラウド同期型

例えば、事務所で仕事を終えて帰宅し、自宅のパソコンを開くと自動的に事務所での仕事が反映された状態になります。
同じように、自宅で編集したデータも、出勤しパソコンの電源を入れたときに自動的に最新のデータが事務所のパソコンにコピーされます。
つまり、USBメモリにデータをコピーして持ち運ぶ事が不要となるわけです。

この場合、2カ所以上で同時に入力は出来ませんが、データを閲覧することは可能です。

当社の運送業システムで考えた場合、2カ所で同時入力しないのであれば同期型を利用する事が出来ます。
例えば、入力は営業所のみで請求書の発行は本社が行う事は可能です。
また、同じ事務所内でネットワークを構築して同時入力は可能で、そのデータをクラウド上に保存、本社で閲覧することも可能です。

直接編集型のクラウドドライブ

直接編集型だと、同時入力が出来ます。
楽天コミュニケーションズ株式会社のFUSION Secure Drive Plusは直接編集型です。

クラウド直接編集型

クラウド直接編集型

このサービスを利用すれば、本社や営業所、自宅、出張先などで同時入力が可能になります。
ただ、PC1台当たり月額利用料として500円の費用が発生します。
例)PC3台で10GBの容量で契約した場合
500×3=1,500円 プラス 容量10G=100円
月額1,600円 年額19,200円(税別)

楽天コミュニケーションズ株式会社 http://cloud.fusioncom.co.jp/drive/

運送業システムでは、データ量は1GB使うことはありませんので最小の構成でご利用いただけます。
その他EXCELなどのデータもクラウド化すればデータ共有が簡単になりますし、事務所の火事や災害などでのデータ消失のリスクを削減する事が出来ます。

無料版か有料版かどちらにするのか?

以下の場合には無料版で大丈夫です。
1. オペレーターが1人の場合
2. 事務所で2,3台をネットワークで同時利用
休みの日に自宅で使用
3. 営業所のみで配車入力、本社では請求書発行
4. 本社と営業所で入力時間を決めておく

離れた場所での同時入力をしないのであれば、無料版(同期型)で対応できます。

同一敷地内のネットワーク間では同時利用が可能ですが、離れた場所での同時入力を可能にするには楽天コミュニケーションズ株式会社でないと対応できません。

詳しくはお問い合わせください。

点呼記録簿の印刷方法(運送業システム)

運送業システムVer3.03から「点呼記録簿」が印刷出来るようになりました。

ライト版でも対応します。

点呼記録簿印字サンプルはこちら
操作方法を動画で見る

操作方法:

  1. 各種マスタの登録編集
  2. 保有車マスタの編集
  3. 点呼記録簿をクリック
  4. 印刷開始日、印刷終了日を「月/日」の形式で入力

※稼働中のチェックがあるものだけが印刷対象になります。
※主運転手が運転手名として印刷されます。
以上

入金予定表と入金予定表2について

入金予定表と入金予定表2の違い

運送業システムには、「入金予定表」と「入金予定表2」があります。
2がつかない「入金予定表」は設定した期間内(今月とか)に入金される金額を日付順に表示、集計する表です。

例)期間設定が4月1日から4月30日とした場合
 得意先の締め支払いが末締め、翌末支払だと3月1日から3月31日までの売上額が出ます。
 また、末締め、翌々月の得意先の2月1日から2月28日までの売上額が出ます。
 資金繰り等にお使いください。

これに対して、「入金予定表2」は期間内の売上の入金予定日がいつになるのかを表示、集計する表です。

例)期間設定が4月1日から4月30日とした場合
 得意先の締め支払いが末締め、翌末支払だと、5月末に入金予定。
 また、末締め、翌々月の得意先だと6月末に入金予定となります。
 入金のチェック等にお使いいただけます。

※紛らわしくて、申し訳ありません。(名前が思いつかなくて。。。)
 元々、「入金予定表」として現在の「入金予定表2」を先に作ったのですが当月の入金が分かった方がいいと思い入金予定表を変更しました。
 良かれと思ったのですが、「使っていた表が無くなった」とクレーム多数のため「入金予定表2」として復活となりました。
 なので、名前も変えにくい状態です。

運送業システム 重い場合の対処法

運送業システムが遅い、重いと感じた時の対処方法

対処法その1、古いデータの削除

運送業システムではもう既に10年以上使われているお客様もいらっしゃいます。
導入時からのデータがそのまま残っている可能性があります。
5年以上前のデータは削除しましょう。
古いデータを見る可能性もありますので、必ずバックアップをして下さい。

操作方法

  1. メインメニューから「その他の処理」
  2. 「データ更新処理」
  3. 「日付」を入力(3年前とか5年前あたりの日付で処理して下さい)
  4. 入力した日付け以前のデータが削除されます。

更新

対処法その2、データの圧縮

運送業システムはMicrosoft Accessを利用しているのですが、その特性上データファイルが肥大化してしまう事があります。
ファイルサイズが大きいと速度が遅くなったりしてしまいます。
そこで「運送業システムユーティリティ」に「データの圧縮」という機能を付けてあります
ユーティリティ
クリックするだけでファイルサイズが小さくなります。

ネットワークご利用の場合には、他のPCで使用していない事を確認してから実行してください。

もし、メニューが無いとかわからない場合にはご連絡下さい。

請求書をメールで送りたい場合

近年、請求書を紙ではなくてデータで欲しいと事が増えてきています。
メールで送って欲しいという要望も多いようです。

そこで、運送業システムでは「売上一覧表(簡易版)」と言う物を
追加してあります。

得意先・期間を設定後、「画面表示」してください。
画面左の小窓から「出力」を選択後EXCELに出力。
出力

出力2

EXCELで適当に加工すれば、メールで送れると思います。

積日請求と卸日請求

得意先ごとに積日請求、卸日請求を設定する

運送業システムでは、得意先毎に積み込み日で請求するか、卸し日で請求するか設定が出来ます。

設定方法

  1. メインメニューから「各種マスタの登録編集」
  2. 「得意先・傭車先台帳の編集」
  3. 「得意先コード」を入力するか一覧から選択
  4. 画面左側、中央あたりの「請求区分」を「卸日で請求」に変更
  5. 「横型卸日」または「縦型卸日」に変更

※通常の請求書は「積込日」を表示しています。

入力方法

配車記録入力画面で、得意先を選択または入力します。
入力された得意先が「卸日請求」の場合、カーソルが自動的に「卸日」に移動します。
※積日請求の得意先は「発地」にカーソルが移動します。
カーソル右側にカレンダーボタンが表示されるのでそれを利用して入力できます。

卸日カレンダー

卸日カレンダー


手入力の場合には「月/日」で入力できます。
※1月1日は「1/1」、年も自動で設定されますが、入力している年が入りますので年をまたいで入力する場合には「年/月/日」で入力してください。※

プリンターの切り替え方法

印刷物ごとにプリンタを切り替え、記憶させる

運送業システムでは、請求書はレーザープリンター、封筒はインクジェットの様に用紙によってプリンターを切り替える事が出来ます。

  1. 設定したい帳票を画面表示します。※封筒の場合は「封筒設定」を選択します。
  2. 画面上部の「印刷プレビュー」をクリック後、「ページ設定」をクリックします。
    プリンタ設定の図
  3. 表示された画面から「ページ」、「その他のプリンタ」→「プリンタの設定」と選択します。
    プリンタ設定
  4. 帳票を印刷したいプリンタを選択します。
    ※トレーや手差しなどを指定したい場合は「プロパティ」から設定してください
  5. OK、OKをクリックします。

※注意
ネットワークでご利用中の場合、他の人が使っている場合には上記設定が記憶されません。
設定する場合には、他のPCで動作していない事を確認の上設定してください。
追記:201706/22
Ver3.xxからは各パソコン毎にプリンタを設定できるようになりました。

受領書の入力・印刷方法

運送業システムでは受領書を印刷することが可能です。

受領書イメージ

受領書イメージ

受領書を印刷するための入力方法

配車記録入力画面もしくは、得意先別配車記録等で「受領書」の欄に受領書を発行する日(印刷したい日)を入力します。
直接入力する場合には「月/日」の形式で、もしくはカレンダー機能を利用して入力してください。

受領書日付入力カレンダー

受領書日付入力カレンダー


受領書日付入力

受領書の印刷設定

得意先関連帳票の印刷→受領書の印刷の順に選択します。
日付の欄に上記で入力した日付を入力します。
「画面表示」または「プリンタ」をクリックします。

受領書印刷画面

受領書印刷画面

運送業システムで 予約表示の使い方

運送業向け請求書発行システムにはあまり使われていないようですが、予約表示という機能があります。
これは月単位で、どの様な仕事が来ているのかを表示するものです。
操作はいたって簡単。
各種マスタの登録編集から得意先・傭車先台帳の編集を選択します。
yoyaku
画面左側下の「予約表示」の欄に数字を入力するだけです。
上記の様に1と入力すると、予約表示画面で一番左にその得意先が表示されます。
同様に2と入力すれば左から2番目に表示されます。