近年、請求書を紙ではなくてデータで欲しいと事が増えてきています。
メールで送って欲しいという要望も多いようです。
そこで、運送業システムでは「売上一覧表(簡易版)」と言う物を追加してあります。
得意先・期間を設定後、「画面表示」してください。
画面左の小窓から「出力」を選択後EXCELに出力。
EXCELで適当に加工すれば、メールで送れると思います。
運送システムの請求書をメールで送りたい場合
近年、請求書を紙ではなくてデータで欲しいと事が増えてきています。
メールで送って欲しいという要望も多いようです。
そこで、運送業システムでは「売上一覧表(簡易版)」と言う物を追加してあります。
得意先・期間を設定後、「画面表示」してください。
画面左の小窓から「出力」を選択後EXCELに出力。
EXCELで適当に加工すれば、メールで送れると思います。
運行管理システムは、本部と現場を連携しながらオンタイムで現場マネジメントできるシステムです。運行業務の円滑化はもちろん、運行業務以外に発生する附属の事務作業も簡略化できるなど、業務全体の効率化を図る事ができます。ここでは、そんな利便性に優れた運行管理システムの基礎知識をお届けします。
運行管理システムは、データ通信で運行管理本部と現場車両が連携しており、車両管理するシステムです。配車やルートの最適化、シミュレーションなどが目的で、運行状況や車両動態などを管理する事が可能となっています。運行管理システムでは、GPS機能で車両管理ができ、車両から情報収集する事ができ運転指導の活用にされています。また、車両稼働率を可視化できたり、専用車載器はもちろんスマホ活用が可能であったり、利便性の高い運行管理システムが色々登場してきています。
データ情報を元に作成されたシミュレーションで、的確な運行計画を割り出します。運行管理では、運行計画作成の業務時間削減にも貢献します。
緻密なシミュレーションによって、効率的な配車を算出して管理する機能がこの機能の特徴です。なので、例えば、余分なトラックやバスなどの配車台数を削減できるなど、最小限のドライバーに抑える事を可能にします。なので、諸経費削減にも繋げていく事ができます。
交通情報データを元に、ドライバーの現在地把握を確認する事ができる機能です。渋滞発生時の別ルート指示などができる為、スムーズな運行を可能にしてくれます。
車を運転するドライバーの運転特性や癖等を把握する事ができ、運行状況に合わせて安全運転指導できる機能となっています。なので、安全対策にも有効活用できます。
ドライバーの日報作成を簡単にする事ができる機能です。なので、出発地、目的地、走行距離、ETCに関する情報など、自動的取得可能となっています。
運行管理システムで管理された情報やデータを分析します。また、分析結果をレポート形式にでき、業務見直しや経営改善資料にも役立てる事ができます。
一人一人のドライバーの運転手台帳作成が可能です。なので、健康診断結果や免許更新期間なども管理する事ができます。
運行計画作成や配車管理など、運行管理するに当たる様々な業務を、システム機能で行う事ができます。運行管理作業と言うのは、所要時間やルートなど色々な情報把握が必要な為、知識と経験が重要です。なので、初心者では対応不可な業務でも、データベースを元にシミュレーション機能によって業務遂行してくれます。結果、作業時間削減に繋がり、余った時間は他業務に当てる事ができたり、事故や渋滞の発生時など状況変化にも柔軟な対応ができたりします。交通情報とドライバー現在地を本部で同時把握可能なので、事故や渋滞時にも別ルート指示を可能にしています。これによって、未然に業務の滞り防止に繋げる事ができます。
また、輸送業や旅客輸送業など業種別で設計が成されています。これによって、専門作業対応も可能にしており、運行業務の簡略化や効率化を図る事ができるようになっています。例えば、倉庫連携機能で輸送用トラックと倉庫の連携をスムーズにしたり、売掛金管理機能で請求書発行をスムーズにしたりする事ができます。
運行管理付随する事務業務にも対応可能です。例えば、シフト管理や給与計算などの一般事務業務、報告書作成などの専門事務業務など、運行管理システムで行う事ができます。様々なデータを1つのシステムで管理できる為、業務の迅速化や効率化を図れます。
パッケージ型は、多機能搭載されている為、基本機能は網羅されています。運行業務機能をはじめ、事務業務機能も充実搭載されています。なので、１つのシステムで一元管理できます。
カスタマイズ型は、システム導入する際に必要な機能だけをカスタム選択できます。なので、自分の予算、ニーズ、導入規模などに合わせて導入できるメリットがあります。
特化型は、１つの機能だけに特化しています。なので、低価格でシステム導入でき、必要機能が明確なので無駄が無く活用できます。
運行管理システムでは、多岐に渡る機能がどの程度搭載されているかは、それぞれの製品で変わってきます。搭載機能が決まっているパッケージ型、必要機能を選ぶカスタマイズ型、一機能に特化した特化型があります。なので、ニーズや目的を明確にした上で、必要機能の洗い出しを行い選択する事が、システム導入で無駄を出さないポイントと言えます。
最適な運行計画の立案には、以前は熟練が必要でしたが、高度な自動作成やシミュレーション機能などによって、熟練を要した運行計画業務を効率化する事ができます。なので、配送日時と場所、最適ルート、積載量、車種など、勘案すべき要素をしっかり管理して指示する事を可能にしています。また、キャンセル発などの大きな変更対応にも柔軟なので、速やかに計画を立て直して必要な指示をwebやメールで伝達するなどの運行支援を実現できます。さらに、法令に違反しないかも同時確認も可能です。こうして、運行業務を多面的に効率化させて、サポートする事ができます。
デジタコと言ってデジタル式運行記録計と連動し、所要時間や車両運行データを元に記録可能なシステムがあり、ユーザーにとっても色々と利便性があります。例えば、燃費推移の可視化で問題点を洗い出す事ができるので、コスト削減に繋げる事ができます。また、運行実績をフィードバックして計画精度向上に役立たせるなど、ハイレベルな学習機能搭載のシステムもあります。他にも、運輸業務現場では、台帳類、管理帳票、帳票類などが作成されていますが、作成を自動化したり、他のシステムとデータ連動したりする事ができる為、ビジネス全体の効率化を図る事にも貢献できます。
GPS機能によって得られる情報活用で、車両の現在位置を把捉できる為、正確でスピーディーな配車を可能にしています。こうした正確な集荷や配達と言うのは、企業への信頼感や顧客満足度アップにも繋がる要素になり、また、集荷の効率化は売り上げアップに直接寄与すると言えます。
日報作成が簡単にできる事で、出発地、目的地、走行距離、ETCに関する情報など、自動取得を可能としています。なので、日報作成の負担軽減をはじめ、ドライバーの運転実績の正確な把握、過重労働など法令違反が生じていないかなど、常時監視する事で改善検討材料が提供できます。なので、ドライバーの安全第一に配慮した職場作り推進にも貢献します。
ドライバーの労働環境整備はもちろん、安全運転の奨励も重要です。スピード超過、急発進、急減速など記録を可視化する事ができます。なので、安全運転スキルの判定と向上にも繋がり、エコドライブの実現にもなっています。
運行管理システムと言うのは、色々な業種向けに販売されているものです。なので、自社業務に特化しているものを選択する事によって、きめ細やかなサポートが期待できます。例えば、バスの運行管理の場合には、ダイヤ編成作成や管理システムの他にも、乗り継ぎ指定機能や給油や洗車業務なども反映される機能があると便利です。このように、業務のきめ細やかなサポートができるものを選択する事で、効率的に1つのシステムで運行管理を完結でき、業務効率化を実現する事に繋がります。
運行管理のみのサポートや、管理に付随する業務サポートなど、運行管理システムにも色々あるので、どの業務をシステム化して改善したいか明確にする事が大切です。例えば、倉庫の在庫管理、本部との連携強化、迅速な問い合わせ対応、安全性の向上など、どのようなシステムや機能を強みとしたものなのか、しっかり選ぶ事が導入成功には大切です。
安価なものから数千万円規模と、運行管理システムも様々です。なので、初期費用を節約したい場合、必要機能のみ導入でき、比較的安価に購入する事ができます。また、導入規模を徐々に拡大していく事もできます。
業務フローや作業内容は企業ごとに異なります。業務変更はできないので、既存システムからどの程度カスタマイズできるかはポイントになります。例えば、運行管理で入力項目の追加や削除、請求書入力でお客様ごとの設定などが挙げられます。また、売上管理や経費管理を含んだシステム導入では、従来データを活用する事ができるかも重要です。
例えば、システム入力項目が多過ぎる、画面が見にくい、入力手順複雑など、導入した後にシステムの不便に気付いて、運行管理システムの運用が追いついていかない場合はよくあります。やはり、システムは日々使用されるものになるので、なるべく使いやすくて簡易的なものがおススメです。気を付ける点は、ユーザーと言うのは本部関係者をはじめ、現場スタッフもいる事を念頭に入れる事です。その中で、それぞれのユーザー視点からシステムの使いやすさを検証するのが大切です。他にも、現場ではスマホやタブレットなどとの連携も必須なので、こうした媒体での使いやすさもポイントになります。
動態管理システムと言うのは、リアルタイムで車両や現場担当者の状態を記録して管理する事が可能なシステムです。GPS機能を活用してオフィスのPC上での車両動向を管理者は把握する事ができます。なので、必要に応じて管理者から指示を送る事もできます。また、昔と違って現在では、スマホのみで動態管理する事ができるアプリがあったり、OBD-IIコネクタやシガーソケット小型デバイスを接続して車両状態把握できたりするサービスあり、システムのクラウド化が進んでいます。
従来よりもシステム導入が安価にでき、かつ、工事も不要で手軽にシステムを利用開始できるのが動態管理の特徴です。今まで車両管理に興味はあっても、費用面や工数面でハードルが高く導入をためらっていた企業でも、近年のクラウド化の進歩によって動態管理システムを検討される企業は年々増加しています。
車両位置情報がリアルタイムで情報として入ってくるので、管理者はピンポイントでドライバーに指示や連絡ができ、また、急な集荷依頼にも対応可能です。管理車両が多くなる程、動態管理真ステムによって作業の自動化を図る事ができ、有効活用していく事ができます。なので、効率的な配送体制構築を目的にしている場合、動態管理システムを積極的に導入する事で作業効率をアップさせていく事ができます。
目的地までのルートが最適化され無駄な燃料カットでき、また、多くの場所を回る事ができる事にも繋がる為、生産性アップにも貢献する事ができます。他にも、今まではマンパワー中心の日常業務が自動化できる為、大きくコスト削減する事もできます。
走行データや運行傾向の把握で、データに元づくドライバーの安全運転啓発を可能にしています。動態管理システムの中には、ドライバーの安全運転評価をできるものもあるので、危険運転防止や効率的な安全配送にも繋がります。また、こうした管理によって安全で信頼できるドライバーを優遇できる為、全体の生産性アップを狙う事ができます。
例えば、天候や交通状況になど応じて最良配送ルートを選択する事ができます。動態管理システムでは、渋滞や工事などの迂回ルート提示や地域の天候情報など情報連携できるので、リアルタイムで最短ルートの指示をドライバーに送る事ができます。なので、配送維持の安定を図れるので顧客満足度アップにも繋がります。